COVID-19: Nye regler for avholdelse av generalforsamlinger under koronaepidemien

Reise- og møterestriksjoner som følge av koronaviruset, COVID-19, skaper flere praktiske, så vel som juridiske problemstillinger i forbindelse med avholdelse av generalforsamlinger.

Den nye forskriften om unntak fra fysisk møte i aksjeloven og allmennaksjeloven, som ble vedtatt 27. mars 2020, gir selskaper et større handlingsrom ved gjennomføringen av generalforsamlinger under koronaepidemien.

Den vedtatte forskriften innebærer en utvidelse av muligheten for elektronisk og/eller skriftlig deltakelse, saksbehandling og stemmegivning ved avholdelse av generalforsamlinger. Ved eventuell motstrid med eksisterende lovgivning, eller selskapets vedtekter og instrukser, gis den nye forskriften forrang.

Hensynet bak forskriften er behovet for at hvert enkelt selskap, som ledd i en forsvarlig forvaltning av selskapet, gis et større handlingsrom til å treffe raske og forenklede beslutninger for slik å kunne ivareta selskapets interesser.

Hvordan avholde generalforsamlinger etter den nye forskriften?
Den nye forskriften innebærer et unntak fra dagens krav om fysisk oppmøte på generalforsamlingen etter aksjelovgivningen.

Dette innebærer for eksempel at man kan avholde generalforsamlingen ved telefon- eller videokonferanse, eller på annen betryggende måte. Slik aksjelovgivningen opprinnelig er formulert åpnes det ikke opp for at man kan nekte aksjonærene å delta i et fysisk møte ved avholdelse av generalforsamlinger. Som hovedregel kan styret avgjøre at aksjonærer skal ha anledning til å delta elektronisk, med mindre vedtektene fastsetter noe annet.

Etter ny forskrift kan styret beslutte at general-forsamlingen avholdes uten fysisk møte. Ny forskrift gjelder til tross for at selskapet har vedtektsfestet nærmere krav til elektronisk deltakelse.

Dersom styret treffer beslutning om elektronisk deltakelse er det viktig å sørge for at dette skjer på en betryggende måte. Det fremkommer i den nye forskriften at styret skal sørge for at allemaksjeeierne kan delta på den digitale generalforsamlingsbehandlingen, samt at stemmegivning kan kontrolleres på en betryggende måte.

Styret kan fastsette nærmere krav til gjennomføringen av deltakelsen og stemmegivning, og det åpnes opp for bruk av forhåndsstemme selv om dette ikke er vedtektsfestet.

I aksjeselskaper åpnet også tidligere lovgivning for benyttelse av forenklet generalforsamlingsbehandling, ved bruk av elektroniske hjelpemidler, forutsatt at ingen aksjonærer protesterer mot dette. Kompetansen til å beslutte elektronisk gjennomføring etter ny forskrift ligger som nevnt hos styret. Det er nå vedtatt at også styret i allmennaksjeselskaper kan beslutte å avholde digital generalforsamling midlertidig under COVID-19 utbruddet.

Selv om dette ikke er direkte regulert i den nye forskriften må det legges til grunn at styreleder eller den generalforsamlingen utpeker fortsatt må sørge for at det utarbeides en protokoll, men at denne sendes den enkelte aksjeeier for signering enten elektronisk eller ved påtegning.

Hvem skal delta på generalforsamlingen?
Der er ingen plikt for aksjeeierne til at delta på generalforsamlinger, men samtlige aksjonærer har rett til å delta.

Etter opprinnelig aksjelovgivning kan styremedlemmer, samt eventuell daglig leder og revisor kreve at det avholdes fysisk møte. Revisor har plikt til å delta på generalforsamlingen når dette er nødvendig, typisk i saker som omhandler årsregnskapet og årsberetningen.

Etter den nye forskriften påligger det styret å sørge for at revisor, daglig leder eller andre som har rett eller plikt til å delta, kan delta uten fysisk oppmøte.

Innebærer den nye forskriften en plikt til ikke å avholde fysisk møte?
Den nye forskriften innebærer at styret kan beslutte at generalforsamlingen skal avholdes uten fysisk møte. Det er dermed ikke oppsatt noen plikt for styret til å treffe beslutning om dette. Sett i lys av hensynet bak reglene, som i grove trekk innebærer å hindre smittespredning, er det nokså klart at myndighetene oppfordrer til at selskaper, i den grad det er mulig, unngår avholdelse av generalforsamling ved fysisk møte.

Dersom selskapet fortsatt avholder generalforsamlingen ved fysisk møte bør det imidlertid antas at aksjeeiere og medlemmer av ledelsen konkret kan avskjæres fra å delta fysisk, såfremt den aktuelle personen har fått påvist smitte, har symptomer på smitte, eller er i karantene. Så vidt det er mulig, bør den aktuelle personen gis muligheten til å delta ved bruk av elektroniske hjelpemidler eller ved fullmektig. Dersom det avholdes fysisk møte må det sørges for at man gjennomfører dette i tråd med helsemyndighetenes til enhver tid gjeldende anbefalinger og treffer de praktiske tiltak som er nødvendig.

Frister for avholdelse av den ordinære generalforsamlingen
Den ordinære generalforsamlingen skal avholdes innen seks måneder etter utløpet av hvert regnskapsår, og godkjent årsregnskap og eventuell årsberetning må sendes Regnskapsregisteret innen 31. juli.

Dersom selskapet ikke følger regnskapsåret, men har avslutningsdato i perioden 1. januar til 30. juni, er fristen 31. januar.

Det er ikke - hverken i aksjelovgivningen eller i regnskapsloven – hjemmel til å utsette fristen for avholdelse av den ordinære generalforsamling eller til å utsette fristen for godkjennelse og
innsendelse av årsregnskapet. Det er heller ikke åpnet opp for unntak fra fristene i den nye forskriften. Departementet legger vekt på at unntakene skal gjøre det enklere for selskapene å avholde generalforsamling denne våren innen fristene for innlevering av årsregnskap og årsberetning.

Avlysning og utsettelse

Utviklingen av koronaepidemien kan medføre at det på kort tid innføres nye restriksjoner for avholdelse av større arrangementer. I selskaper man forventer betydelig personlig oppmøte er det derfor viktig å følge med på kommunale regler for avholdelse av slike. Er det ikke mulig å overholde reglene for slike arrangementer må de utsettes.

Det er ikke noe hinder for at et selskap velger å avlyse en planlagt generalforsamlingen eller å utsette den dersom det er nødvendig. Hvis et selskap velger å avlyse generalforsamlingen, så skal dette skje på samme måte som selskapet innkalte til den opprinnelige generalforsamlingen.

Innkallingen til den nye generalforsamlingen må følge de alminnelige regler for innkallelsesfrister og den nye generalforsamlingen må avholdes innen lovens frist (30. juni).

Praktiske tiltak dersom det avholdes fysiske møter

Ved avholdelse av fysiske generalforsamlinger bør det naturligvis vurderes om selskapet skal treffe visse praktiske tiltak for å hindre smittespredning.

Aktuelle tiltak kan være å:

• Legge til rette for elektronisk deltakelse og sørge for at personer som ikke er fysisk til stede gis samme informasjon som øvrige deltakere, f.eks. ved videooverføring.
• Oppfordre selskapets aksjeeiere eller andre deltakere til å delta ved å sende inn stemmefullmakt.
• Fullmaktsskjema med stemmeinstruks bør legges ved innkallingen.
• Oppfordre de som planlegger å delta fysisk til å informere om dette på forhånd slik at det lettere kan iverksettes nødvendige tiltak for avholdelse av arrangementet.
• Innskrenke eller fjerne muligheten for servering av mat og drikke.
• Sikre at det er tilgjengelig romslige lokale hvor det er lagt til rette for størst mulig fysisk spredning mellom de fremmøtte.

Utover dette bør selskapene anbefale aksjeeierne til å følge helsemyndighetens til enhver tid gjeldende anbefalinger, og selskapet bør orientere aksjeeierne om de nye unntakene i aksjelovgivningen, samt eventuelle senere endringer som påvirker planlagte generalforsamlinger.

Varighet
Den nye forskriften er av midlertidig karakter og er i kraft så lenge koronaloven gjelder. I utgangspunktet er det for en måned. Generalforsamlinger som det er innkalt til i løpet av forskriftens gyldighetsperiode kan avholdes i henhold til bestemmelsene.

Last ned teksten i brosjyreformat ved å trykke på PDF-lenken nedenfor.

Se også vår samleside med relevante artikler og informasjon knyttet til COVID-19.