Offentlige anskaffelser: COVID-19 – hva bør tenkes på i pågående anskaffelsesprosesser?

Flere konkurranser om kontrakter og rammeavtaler ligger ute på Doffin.

I og med at det er per dags dato er usikkerhet knyttet til hvor lenge koronaviruset vil "stenge samfunnet", vil dette ha betydning for hva leverandørene vil kunne forplikte seg til overfor en offentlig oppdragsgiver. Det er ikke usannsynlig at fremdriftsplaner og frister beskrevet i anskaffelsesdokumentene må utsettes og at det kan oppstå knapphet på varer som er særlig etterspurt i den situasjonen vi er oppe i, det klare eksemplet er legemidler og ulikt utstyr til sykehus. 

Hvis oppdragsgiveren ikke har tatt høyde for koronavirusets virkning på fremtidige leveranser i anskaffelsesdokumentene, oppstår spørsmålet om hvordan leverandørene skal håndtere dette i tilbudet.

Dersom leverandøren angir i sitt tilbud at det kan oppstå utfordringer knyttet til overholdelse av frister, eksempelvis fordi sentrale arbeidstakere er i karantene, eller at man på tilbudsinnleveringstidspunktet ikke kan bekrefte å kunne levere varer i en rammeavtale i hele rammeavtalens varighet, vil dette strengt tatt være å anse som et forbehold/avvik fra anskaffelsesdokumentene. Og et forbehold vil som kjent kunne føre til avvisning av tilbudet.

Derimot, hvis leverandøren ikke angir noe i tilbudet, er leverandøren forpliktet etter anskaffelsesdokumentene og oppstilte krav. I kontraktsfasen vil det være utfordrende å eksempelvis påberope seg force majeure i det potensielle virkninger av koronaviruset er forhold man etter all sannsynlighet hadde kunnet forutse på tilbudsinnleveringstidspunktet.

Vår anbefaling og klare råd, er å adressere spørsmålet til oppdragsgiveren raskt og før innleveringen av tilbudet. Oppdragsgiveren må i så tilfelle vurdere hvorvidt endringene kan gjøres, og enten avlyse konkurransen eller oppdatere dokumentene og utsette fristen for innlevering av tilbudet.

Alternativt bør leverandøren etter vårt syn beskrive i tilbudet hvorfor det kan oppstå utfordringer knyttet til overholdelsen av oppgitte frister og volumer – og samtidig påpeke at dette vil gjelde samtlige leverandører. I en slik situasjon, vil det være mindre risiko for avvisning, og leverandøren unngår å stå i mislighold i kontraktsfasen.

Forlengelse av frister?

Skoler og barnehager er stengt, de aller fleste er sendt hjem for jobbe og publikumstjenester er stengt i Norge i første omgang i en 14 dagersperiode. Både tilbydere og oppdragsgivere er berørt.

I situasjonen bør oppdragsgivere vurdere muligheten for forskyvning av frister for kvalifikasjonsforespørsler og tilbudsfrister i pågående prosesser med en periode som står i forhold til nedstengingsperioden.

Oppdragsgiver har etter anskaffelsesregelverket adgang til å forlenge frister, så lenge dette skjer i samsvar med de grunnleggende prinsippene om likebehandling og forutberegnelighet i anskaffelsesloven § 4. Etter omstendighetene kan oppdragsgiver også ha plikt til å utsette fristene, og ved fastsettelsen av frister skal det tas hensyn til den tiden det tar for leverandørene å utarbeide forespørsler og tilbud. Potensielle leverandører som mener det er behov for fristutsettelse, bør uansett ta opp dette med oppdragsgiver så raskt som mulig.

Fristutsettelse kan skje tett opp mot fastsatt frist, men må skje forut for fristen. Utsettelse av frister i forliggende situasjon antas å kunne være både i oppdragivers og potensielle tilbyderes interesse.

Se også vår samleside med relevante artikler og informasjon knyttet til COVID-19.